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[비바100] 중소기업 사장님을 위한 회계부정방지 7가지 체크포인트

입력 2018-11-06 07:00   수정 2018-11-05 17:29
신문게재 2018-11-06 12면

 

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중소기업은 대기업보다 인력과 자원이 부족하고 내부통제가 철저하지 않아 임직원 횡령 등 회계부정이 발생할 가능성이 상대적으로 크다. 또 회사 규모가 크지 않아 횡령 등으로 거액의 손실을 보면 회사 존립 자체가 위태로워질 수 있다.

 

금융감독원은 중소기업 경영진이 회계 부정방지를 위해 놓치지 말아야 할 내부통제 체크포인트 7가지를 선정해 안내했다.

 

 

① 자금 담당자와 회계담당자, 분리하세요

중소기업 A사는 인건비 절감을 위해 자금, 회계, 인사 및 총무를 담당하는 팀을 2명으로 운영하면서 1명(팀장)이 자금 및 회계업무를 담당하고, 나머지 1명(팀원)이 인사 및 총무업무를 담당했다. 또한, 재무담당임원을 별도로 두지 않고 영업담당임원이 재무(회계)업무를 겸직하도록 했다. 자금 및 회계업무를 혼자 담당하던 팀장이 거액의 현금을 횡령했음에도 경영진은 그를 전적으로 신뢰한 결과 이를 전혀 인지하지 못했다.



경영자는 오류나 부정을 방지하기 위해 1명에게 모든 일을 시키는 대신 업무를 여러 명에게 적절히 배분할 필요가 있다. 특히 자금담당자와 회계담당자는 다른 사람에게 맡겨야 한다.
 

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② 현금과 통장잔고, 불시에 점검하세요

B사 경영진은 최근 몇 년간 현금실사 및 통장잔고 확인을 전혀 하지 않았고, 외부감사인의 현금실사도 사전 협의 후, 연 1회 이뤄졌다. B사는 인력부족 등을 이유로 업무분장, 순환보직 등이 이뤄지지 않았을 뿐만 아니라 현금에 대한 관리와 통제절차가 전혀 없었다.

내부통제 관점에서 정기적인 점검 등 횡령 방지절차도 중요하지만, 사전 예고 없이 불시에 이뤄지는 현금실사 및 통장잔고 확인도 반드시 필요하다.

담당자 휴가 시 관련 업무에 대한 불시 점검, 비정기적인 현금 실사와 통장잔고 확인 등으로 횡령 여부를 파악할 수 있을 뿐 아니라 담당자의 불순한 동기도 사전 차단할 수 있다.


③ 휴면계좌 등 사용하지 않는 계좌는 즉시 해지하세요



C사는 여러 은행에서 두자리 수의 보통예금계좌를 개설해 사용 중이며 일부 계좌는 매출채권 회수, 구매자금 집행, 경비 지급 등 구체적인 사용목적에 맞게 이용되고 있으나, 나머지 계좌는 사용하지 않고 있음에도 계속 보유하고 있었다. 이 회사 직원 D씨는 휴면계좌를 이용해 회사자금을 횡령했고, 수표발행 및 은행간 계좌이체 등을 통해 횡령사실을 은폐해왔다.

용도가 불분명하거나 사용하지 않는 휴면계좌는 내부 관리대상에서 누락되기 쉬워 내부 횡령 등 부정행위에 쓰일 수 있다. 그러므로 사용하지 않는 휴면계좌는 즉시 해지하는 것이 바람직하다.


④ 현금 출금 때 관리자의 승인절차를 갖추세요

거래처 등에 계좌이체를 할 때 사전에 등록된 계좌에 한해 관리자 승인을 얻어야만 이체가 가능하도록 통제할 필요가 있다. 회사 계좌에서 현금을 일정액 이상 출금 또는 이체하는 경우 대표이사나 최고재무책임자(CFO) 휴대전화에 해당 내용을 문자로 발송하도록 조치하면 좋다.


⑤ 통장, 법인카드, 인감, 유가증권 등은 각각 따로 보관하세요

E사는 증권계좌에 자회사 유가증권을 장기간 보유하고 있었고, 총무부 직원은 15년간 증권계좌 유가증권, 출금카드, 비밀번호 등을 혼자서 관리했다. 이 직원은 보관 중인 출금카드, 계좌 비밀번호 등을 이용해 유가증권을 임의로 매각해 그 대금을 개인 용도로 사용했다.

유가증권, 법인카드, 인감, 통장, 계좌 비밀번호 등은 각각 다른 담당자가 관리·보관할 필요가 있다. 인감, 통장 등 중요 물품 사용 시 관리자 승인을 받도록 한다.


⑥ 같은 업무를 너무 오래 하지 않도록 자주 바꿔주세요

F사의 횡령 직원은 입사 후 약 20년간 회계업무를 계속 담당했고, 최근 8년간은 자금업무도 동시에 담당했다. 그는 오랜 기간 동안 같은 업무를 혼자 수행하면서 회사의 내부통제상 취약점을 가장 잘 알게 됐고, 재무를 전담하는 임원도 없는 상태였다. 회사는 특정 업무를 1명이 너무 오래 담당하지 않도록 해야 한다. 직원들의 업무를 자주 바꿔주면 횡령을 방지할 수도 있다.


⑦ 외부감사를 통해 회사 재무상태를 점검하는 기회로 삼으세요

G사는 ‘주식회사의 외부감사에 대한 법률’에 따른 외부감사대상으로 15년간 한 회계법인으로부터 외부감사를 받고 있다. G사는 비용 절감을 위해 최저 감사보수 금액을 제안한 이 회계법인과 감사계약을 체결했다. 회계법인은 직원이 횡령한 기간(6년) 동안 매년 회계감사를 실시했으나 현금실사, 은행조회서 및 채권채무조회서 확인 등의 절차를 소홀히 해 횡령사실을 발견하지 못했다.

외부감사로 회사의 재무상태를 점검할 수 있으므로 감사의견 뿐 아니라 외부감사인이 수행한 절차 등에 대해서도 경영진이 관심을 둘 필요가 있다. 또한, 외부감사인을 정기적으로 교체함으로써 새로운 시각을 통해 회사의 문제점을 파악할 필요도 있다.

이정윤 기자 jyoon@viva100.com 

 

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